Quando si parla di recupero crediti stragiudiziale, uno degli aspetti più delicati riguarda il trattamento dei dati personali del debitore. Quali informazioni può utilizzare un istituto di recupero crediti? Quali indagini può effettuare? E per quanto tempo può conservare i dati raccolti?
La normativa in materia di privacy e recupero crediti stabilisce precisi limiti e obblighi, anche in relazione al Regolamento GDPR e alle autorizzazioni necessarie per lo svolgimento delle attività investigative.
Quali dati può trattare un istituto di recupero crediti?
Un istituto di recupero crediti stragiudiziale, in possesso della Licenza della Questura ai sensi dell’art. 115 T.U.L.P.S., può trattare esclusivamente i dati necessari allo svolgimento dell’incarico ricevuto dal creditore.
Tra le informazioni che possono essere trattate rientrano, ad esempio:
- dati anagrafici del debitore;
- codice fiscale o partita IVA;
- recapiti e informazioni di contatto;
- ammontare del credito vantato;
- informazioni relative al rapporto da cui deriva il credito;
- dati reperibili attraverso registri e fonti pubbliche.
L’attività dell’istituto deve quindi rimanere nei limiti previsti dalla legge e dell’incarico ricevuto dal creditore.
Un istituto di recupero crediti può effettuare indagini private?
È importante distinguere tra attività di recupero crediti e attività di investigazione privata.
L’istituto autorizzato esclusivamente ai sensi dell’art. 115 T.U.L.P.S. non può svolgere autonomamente attività investigative private sul debitore.
Quando, invece, l’istituto dispone anche della Licenza prefettizia prevista dall’art. 134 T.U.L.P.S. per lo svolgimento di investigazioni private, può effettuare le attività investigative consentite dalla normativa e dall’incarico ricevuto.
Investigazioni private per il recupero crediti
In presenza delle necessarie autorizzazioni, l’attività investigativa può essere finalizzata, ad esempio, alla ricerca di informazioni utili per individuare beni, attività o fonti di reddito del debitore, oppure per rintracciare persone irreperibili.
Tra le attività che possono essere svolte rientrano, nei limiti consentiti dalla legge:
- attività di rintraccio di debitori irreperibili;
- accertamenti finalizzati all’individuazione di fonti di reddito;
- ricerca di informazioni patrimoniali utili al recupero del credito;
- attività di osservazione e pedinamento, quando legalmente consentite e pertinenti all’incarico;
- individuazione di beni o attività che possono risultare rilevanti nell’ambito delle successive procedure esecutive.
Le informazioni raccolte possono essere messe a disposizione del creditore e dei professionisti incaricati, ad esempio lo studio legale che dovrà valutare eventuali azioni esecutive o procedure di pignoramento presso terzi.
L’attività investigativa deve comunque essere svolta nel rispetto della normativa vigente in materia di privacy, proporzionalità e tutela dei dati personali.
Conservazione dei dati nel recupero crediti
Un altro aspetto fondamentale riguarda la conservazione dei dati personali.
Una volta concluso l’incarico di recupero crediti, effettuato il recupero delle somme eventualmente dovute e trasmessa la relativa documentazione al committente, i dati personali devono essere conservati esclusivamente per il periodo previsto dalla normativa e in relazione alle specifiche finalità che ne giustificano la conservazione.
Quando non sussiste più una valida base giuridica per conservarli, i dati devono essere cancellati o anonimizzati, secondo quanto previsto dalla normativa applicabile.
Eventuale documentazione necessaria per future esigenze giudiziarie o testimonianze dovrà essere gestita nel rispetto degli obblighi di legge e delle relative basi giuridiche.
Informativa privacy e recupero crediti: cosa deve sapere il debitore?
Il trattamento dei dati personali nell’ambito del recupero crediti deve essere effettuato nel rispetto del GDPR (Regolamento UE 2016/679).
A seconda dei casi e dell’organizzazione del rapporto con il creditore, l’istituto di recupero crediti può operare in qualità di Titolare del trattamento oppure di Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.
Il debitore deve essere informato del trattamento dei propri dati attraverso una informativa privacy, che deve contenere le informazioni previste dall’art. 13 del GDPR.
Tra gli elementi principali dell’informativa rientrano:
- l’identità e i dati di contatto del Titolare del trattamento;
- le finalità del trattamento;
- la base giuridica del trattamento;
- le categorie di dati personali trattati;
- gli eventuali destinatari dei dati;
- il periodo di conservazione dei dati;
- le modalità per esercitare i diritti riconosciuti dal GDPR;
- gli eventuali contatti del Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), quando previsto.
Privacy e recupero crediti: un equilibrio tra tutela del creditore e diritti del debitore
Il recupero crediti e le eventuali attività investigative devono trovare un equilibrio tra l’esigenza del creditore di tutelare il proprio diritto e il rispetto della privacy del debitore.
Per questo motivo, la raccolta e l’utilizzo delle informazioni devono essere sempre pertinenti, proporzionati e limitati alle finalità per cui vengono trattati, evitando attività non autorizzate o eccedenti rispetto all’incarico.
La presenza delle specifiche autorizzazioni previste dal T.U.L.P.S., quando necessarie, consente di distinguere l’attività di semplice recupero crediti da quella di investigazione privata finalizzata al recupero del credito.
Recupero crediti e privacy: perché affidarsi a professionisti autorizzati
La gestione professionale di un’attività di recupero crediti richiede non soltanto competenze in ambito stragiudiziale, ma anche una corretta gestione dei dati personali e delle informazioni relative al debitore.
Affidarsi a un istituto autorizzato e operante nel rispetto della normativa consente di svolgere le attività di recupero e, quando previsto, le eventuali attività investigative con maggiore tutela sia per il creditore sia per il debitore.